• يختص البرنامج بتطوير نظم المعلومات الآلية واستخدام التكنولوجيا الحديثة في مجال الحاسب الآلي وتطبيقاته بهدف الارتقاء بمستوى أداء العمل في الوزارة .
• يختص البرنامج بحفظ الوثائق والمعلومات النفطية للاستفادة منها في أعمال البحوث والدراسات وإعداد استراتيجيات عمل الوزارة .
• إدخال أحدث نظم الفهرسة والتصنيف لتسهيل عملية استرجاعها
• يختص البرنامج بتطوير نظم المعلومات الآلية واستخدام التكنولوجيا الحديثة في مجال الحاسب الآلي وتطبيقاته بهدف الارتقاء بمستوى أداء العمل في الوزارة .
• حفظ الوثائق والمعلومات النفطية للاستفادة منها في أعمال البحوث والدراسات وإعداد استراتيجيات عمل الوزارة، وإدخال أحدث نظم الفهرسة والتصنيف لتسهيل عملية استرجاعها .
• تنفيذ الخطة العامة للوزارة في مجال استخدام الحاسبات الإلكترونية والإشراف والدعم الفني، والصيانة الدورية للأجهزة.
• إعداد الخطط السنوية والجداول الزمنية لتنفيذ المشروعات التي تضمها الخطة العامة للمركز .
• توفير الخدمة الآلية في حالة الكوارث .
• حفظ واسترجاع الوثائق والمعلومات النفطية وفق احدث الوسائل، وتقديم المشورة العلمية والخدمات البحثية للقطاع النفطي في مجال المعلومات .
• خدمات البحث الموضوعي والإرشاد المرجعي والببليوجرافي .

أهــداف برنامج الشئون الإدارية والمالية:

• تقديم الخدمات الإدارية والمالية لموظفي الوزارة.
• إعداد وتنفيذ مشروع ميزانية الوزارة، إعداد الحسابات الختامية طبقا للتعليمات الصادرة عن وزارة المالية.
• إصدار القرارات الوزارية والإدارية والتعاميم المعتمدة من وزير النفط ووكيل الوزارة.
• الإشراف على إعداد خطة البعثات والإجازات الدراسية.
• إعداد البحوث والمذكرات القانونية، والبيانات الإحصائية الخاصة بالموظفين .
• إعداد تقارير الكفاءات.
• صرف رواتب الموظفين.
• متابعة الإجراءات الخاصة بالمهام الرسمية.
• الصيانة الدورية لمبنى الوزارة.
• المحافظة على الأمن والسلامة داخل مبنى الوزارة أثناء وبعد ساعات العمل الرسمي .
• تنفيذ الخطة الأمنية في حالة السلم والحرب التي وضعتها لجنة أعمال وتدابير الدفاع المدني .
• استلام وتوزيع البريد على الدوائر المعنية.
• إعداد البحوث والدراسات التنظيمية، وتأمين إحتياجات الوزارة من القوى العاملة.
• تطوير الهياكل الإدارية والوظيفية، وتصنيف الوظائف.
• تشكيل لجنة المقايسات المخزنية وغيرها من اللجان .
• التأكد من تطبيق القوانين والأنظمة واللوائح الخاصة بالمناقصات .

• تختص إدارة الشئون الإدارية بالقيام بكافة الأعمال المتعلقة بشئون الموظفين
• إعداد مشروع ميزانية الوزارة( الباب الأول ) لكل سنة مالية بعد تلقي احتياجات الشئون والإدارات المختلفة بالوزارة وتحليل الميزانية بعد اعتمـادها ومـتابعة  تنفيذها . 
• القيام بكافة الأعمال والخدمات الإدارية . 
• استلام جميع الكتب والمعاملات والمراسلات الواردة إلى والصادرة من الوزارة .

وتتكون من المراقبات التالية :

• مراقبة شئون الموظفين .
• مراقبة الخدمات الإدارية .
• مراقبة السجل العام .

شئون الموظفين

الاختصاصات :

القيام بجميع الأعمال المتعلقة بشئون الموظفين و إعداد مشروع ميزانية الوزارة ( الباب الأول ) لكل سنة مالية وتحليل الميزانية المعتمدة ومتابعة تنفيذها . وتتكون من الأقسام التالية :-

الشئون الوظيفية

الاختصاصات :

• إعداد القرارات الوزارية والتعاميم والقرارات الإدارية الخاصة بشئون الموظفين بالإضافة إلى المهمات الرسمية ، وذلك بالتنسيق والمتابعة مع الجهات المختلفة داخل وخارج الوزارة.
• تنفيذ الإجراءات الخاصة بالتعيين ، واعادة التعيين ، وإنهاء الخدمة ، عند تلقى الطلبات والترشيحات ، وكذلك النقل والندب والإعارة والترقيات والتغيير في الحالة الاجتماعية للموظفين والبدلات وإخطار الجهات الحكومية الأخرى ذات العلاقة .
• إعداد ملف الخدمة الإداري للموظف يتضمن البطاقة الوظيفية مشتملة على كافة البيانات المطلوبة وحفظ جميع المعاملات التي تخصه بعد إجراء اللازم عليها ، وكذلك إعداد الملف السري للموظف لحفظ كافة تقارير الكفاءة والمعاملات التي تتصف بالسرية .
• الإشراف على إعداد خطة البعثات والإجازات الدراسية التي ترد للوزارة من ديوان الموظفين سنويا بالتعاون والتنسيق مع الشئون المختلفة بالوزارة ومتابعة تنفيذها ، وكذلك تنفيذ الإجراءات واعداد المراسلات الخاصة بالبعثات والإجازات الدراسية وفقا للنماذج الخاصة .

شئون الموظفين

تابع الاختصاصات :

• قسم الشئون الوظيفية .
• قسم الرواتب .
• قسم الإجازات والدوام .
• قسم سجل العاملين .

• متابعة تقارير الكفاءة لموظفي الوزارة واتخاذ اللازم بشأنها واعداد جدول أعمال لجنة شئون الموظفين .
• إعداد البحوث والمذكرات القانونية واعداد البيانات الإحصائية المتعلقة بشئون الموظفين وإجراء التحقيقات الإدارية عندما يطلب منه ذلك .
• إعداد سجلات الأقدمية للموظفين ومسميات وظائفهم طبقا لبرامج ميزانية الوزارة وإجراء التغييرات التي تطرأ على هذه السجلات .
• إعداد مشروع ميزانية الوزارة ( الباب الأول ) لكل سنة مالية بالتعاون مع قسم الرواتب وتحليل الميزانية المعتمدة .
• متابعة الكتب والمعاملات الصادرة من القسم إلى الشئون والإدارات الأخرى المختلفة بالوزارة والجهات الأخرى خارج الوزارة للتأكد من إتمام إجراءاتها .

الرواتب

الاختصاصات :

• إعداد بطاقة الراتب لكل موظف تتضمن جميع البيانات اللازمة .
• طلب استخراج كشوف رواتب موظفي الوزارة ، وإجراء التسويات اللازمة على النماذج المعدة لهذا الغرض وفقا للمتغيرات التي تطرأ على حالة الموظف والتي ترد من الأقسام الأخرى بالمراقبة وتدقيقها ومتابعتها .
• إعداد كشوف الرواتب الخاصة بصرف الإجازات الدورية والمذكرات والإشعارات الخاصة بالاستحقاقات والاستقطاعات ومسك الدفاتر والسجلات الخاصة بها ، واشعار إيقاف واعادة صرف الراتب .
• إدراج الترقيات والعلاوات المستحقة لموظفي الوزارة في مواعيدها واستخراج الكشوف عن طريق وزارة التخطيط .
• المساهمة في إعداد مشروع ميزانية الوزارة ( الباب الأول ) سنويا .

الاجازات والدوام

الاختصاصات :

• إعداد ملفات خاصة بالإجازات تتضمن بطاقة إجازة لكل موظف .
• ترصيد الإجازات الدورية لموظفي الوزارة وإخطار الشئون والإدارات المختلفة بها في أول كل سنة ميلادية .
• إعداد القرارات اللازمة بإجازات الوضع والحج والإجازات الخاصة الأخرى .
• حصر أيام انقطاع الموظف عن العمل في نهاية كل سنة ميلادية أثناء خدمته وكذلك حصر أيام الانقطاع والإجازات الخاصة بدون مرتب في حالة انتهاء الخدمة .
• حفظ جوازات الموظفين غير الكويتيين والقيام بجميع إجراءات الإقامة واعداد تصاريح بالسفر خارج دولة الكويت لهم .
• اعداد كشوف الحضور والانصراف واتخاذ الاجراءات اللازمة بشأنها.

سجل العاملين

الاختصاصات :

• إخطار ديوان الخدمة المدنية بالنماذج المخصصة لهذا الغرض للحصول على رقم الهوية الموحد للموظف الجديد .
• تحميل كافة البيانات الوظيفية والشخصية لموظفي الوزارة على جهاز الحاسب الآلي ، وكذلك التغييرات التي قد تطرأ على بيانات حالة الموظف .
• التعاون والتنسيق مع ديوان الخدمة المدنية للحصول على الإحصائيات المختلفة عن العاملين بالوزارة ، وتحميل البيانات الخاصة بالبعثات والإجازات الدراسية والدورات التدريبية وغيرها .
• استخراج الشهادات والكتب والنماذج المختلفة الخاصة بالموظفين .

الخدمات الإدارية

الاختصاصات :

القيام بجميع الأعمال والخدمات الإدارية والخدمات المكتبية :

• القيام بجميع الأعمال والخدمات الإدارية للشئون والإدارات المختلفة بالوزارة .
• القيام بجميع أعمال الخدمات الهاتفية للشئون والإدارات المختلفة داخل الوزارة وخارجها .
• الإشراف على الصيانة الدورية لسيارات الوزارة ومتابعة تصليحها وتدقيق نماذج طلبات صرف الوقود .
• الإشراف على أعمال موظفي مجموعة الوظائف المعاونة بالوزارة .
• القيام بمتابعة طلبات الوزارة من القرطاسية والمطبوعات والأختام وتتكون من الأقسام التالية:-

• قسم الخدمات الإدارية .
• قسم الخدمات المكتبية .
• قسم الأمن والسلامة .

قسم الخدمات الإدارية

• القيام بجميع الأعمال والخدمات الإدارية للشئون والإدارات المختلفة بالوزارة وتلقي الاستفسارات والشكاوي المتعلقة بالخدمات الإدارية والعمل على سرعة حلها ، وكذلك إعداد المراسلات ومخاطبة الجهات ذات الاختصاص في هذا الشأن .
• القيام بجميع أعمال الخدمات الهاتفية للشئون والإدارات المختلفة داخل الوزارة وخارجها ومتابعتها والإشراف على صيانة البدالة والقيام ببعض أعمال التمديدات الهاتفية والكهربائية البسيطة وصيانتها وإعداد دليل الهاتف للوزارة .
• الإشراف على الصيانة الدورية لسيارات الوزارة ومتابعة تصليحها وتدقيق نماذج طلبات صرف الوقود على الحساب وإعداد المراسلات اللازمة بشأنها ومخاطبة الجهات المعنية بشأن تراخيص سيارات الوزارة ( السيارات التابعة للوزارة مستأجرة ) .
• استلام وتوزيع المطبوعات المختلفة التي ترد للوزارة على المسؤولين وحفظ الكتب وغيرها وتصنيفها في سجل خاص .
• الإشراف على أعمال موظفي مجموعة الوظائف المعاونة بالوزارة واتخاذ الإجراءات اللازمة لصرف الميزات العينية لهم إن وجدت .
• القيام بمتابعة طلبات الوزارة من القرطاسية والمطبوعات والأختام وغير ذلك لدى الجهات المعنية .

الخدمات المكتبية

الاختصاصات :-

• القيام بجميع أعمال الطباعة للشئون الإدارية والمالية .
• القيام بجميع أعمال أمانة عهد برنامج الشئون الإدارية والمالية ومسك بطاقات العهده الشخصية والتنظيمية ، والمشاركة في إعداد كشوف الجرد التجميعية السنوية الخاصة بالبرنامج .

الأمن والسلامة

الاختصاصات :-

• المحافظة على الأمن والسلامة داخل مبنى الوزارة أثناء وبعد ساعات العمل الرسمي .
• تنفيذ الخطة الأمنية في حالة السلم والحرب التي وضعتها لجنة أعمال وتدابير الدفاع المدني .
• القيام بالأعمال الكفيلة بأمن وسلامة الموظفين ومبنى الوزارة .
• مراقبة الدخول إلى والخروج من مبنى الوزارة وإتخاذ إجراءات الأمن والسلامة المطلوبة.
• عدم السماح بإخراج الأثاث أو الأجهزة وغيرها من مبنى الوزارة إلا بناء على النموذج الخاص بذلك .
• إصدار بطاقة إثبات الشخصية لموظفي الوزارة .

السجل العام

الاختصاصات :-

• تختص باستلام جميع الكتب والمعاملات والمراسلات الواردة إلى والصادرة من الوزارة .
• تأمين توزيعها للجهات الموجهة إليها داخل الوزارة وخارجها .
• حفظ الكتب والمعاملات.

وتتكون من ثلاثة أقسام :-

• قسم الوارد
• قسم الصادر
• قسم الملفات

الوارد / الصادر / الملفات

الاختصاصات :-

قسم الوارد – ويختص بالأعمال التالية :

• استلام جميع القرارات والتعاميم والكتب والمعاملات والرسائل والبرقيات والطرود وغيرها الواردة إلى الوزارة من داخل وخارج البلاد .
• استلام البريد الوارد إلى الوزارة ومن صناديق مكتب البريد العام وتخليص الطرود البريدية من الجمارك .

قسم الصادر – ويختص بالأعمال التالية :

• فرز وتسجيل الكتب والمعاملات وتصنيفها حسب الرمز الرقمي ورفعها إلى مكتب وكيل الوزارة وتوزيع الرسائل الواردة بأسماء الموظفين إلى أصحابها .
• استلام جميع الكتب والمعاملات والرسائل والبرقيات والطرود وغيرها الصادرة من الشئون والإدارات المختلفة بالوزارة وفرزها وتسجيلها وتوزيعها على الجهات المرسلة إليها وكذلك إرسال نسخ منها إلى الشئون والإدارات المختصة .
• استلام القرارات الوزارية والتعاميم والقرارات الإدارية وترقيمها وتاريخها وتوزيعها على الجهات المختصة داخل الوزارة وخارجها وفقا للسجلات والكشوف المعدة لهذا الغرض .

قسم الملفات – ويختص بالأعمال التالية :

• حفظ الكتب والمعاملات وغيرها الواردة إلى والصادرة من الوزارة في الملف العام وفي الملفات الخاصة بالشئون والإدارت المختلفة بعد إجراء اللازم عليها من الجهة المختصة وكذلك القرارات الوزارية والتعاميم والقرارات الإدارية وكل ما يحال إليه للحفظ .

الاختصاصات :-

• إعداد مشروع ميزانية الوزارة عن المصروفات والإيرادات وفقا للقرارات والتعاميم الصادرة عن وزارة المالية لكل سنة مالية.
• استخراج كشوف السلفة الشهرية والربع سنوية وإعداد الحساب الختامي للوزارة.
• إعداد واستيفاء إجراءات ممارسات الوزارة للأجهزة والمعدات والسيارات وغيره
• متابعة تنفيذ القرارات والتعاميم الصادرة عن وزارة المالية ولجنة المناقصات المركزية والجهات المختصة الأخرى .

وتتكون هذه الإدارة من المراقبات التالية :-

• مراقبة الحسابات والميزانية .
• مراقبة المشتريات والمخازن .
• مراقبة الصرف والتوريد .

مراقبة الحسابات والميزانية

الاختصاصات :-

• إعداد مشروع ميزانية الوزارة عن مصروفات الباب الثاني والثالث والخامس والإيرادات ( الباب السابع ) لكل سنة مالية.
• تلقي احتياجات الشئون والإدارات المختلفة بالوزارة ومتابعة تنفيذها بعد اعتمادها من الجهات المختصة.
• إعداد الحساب الختامي للوزارة وتنفيذ تعليمات قواعد الميزانية طبقا للتعليمات الصادرة عن وزارة المالية.
• مسك الدفاتر والسجلات المحاسبية والخاصة بحسابات التسوية وتغذية الحاسب الآلي بكافة البيانات .

وتتكون من الأقسام التالية : -

• قسم الميزانية .
• قسم الحسابات .
• قسم التدقيق والرقابة الداخلية .

قسم الميزانية

الاختصاصات :-

• دراسة مقترحات الشئون والإدارات المختلفة بالوزارة فيما يتعلق بمصروفات الباب الثاني ، والثالث ، والخامس والإيرادات ( الباب السابع ) تمهيدا لإعداد مشروع ميزانية الوزارة طبقا للتعاميم الصادرة في هذا الشأن .
• متابعة الميزانية وتنفيذ التعليمات الصادرة من وزارة المالية بشأنها .
• دراسة مقترحات الوزارة مع وزارة المالية ومتابعة التنفيذ فيما يتعلق بالاعتماد والارتباط والمناقلات مع برامج الوزارة المختلفة ومع وزارتي المالية والتخطيط والجهات المعنية الأخرى .
• إعداد مشروع الميزانية .
• إعداد المذكرة التفسيرية للباب الأول والثاني والثالث والخامس .
• إعداد استمارة تعديل الميزانية والمناقلات .
• مسك سجلات الارتباط على مستوى البند والنوع للباب الأول والثاني والثالث والخامس .

قسـم الحسابات

الاختصاصات :-

• عمل استمارات القيد .
• مسك سجلات الإيرادات والحسابات النظامية والحسابات الخارجه ( أمانات عهد- صندوق- بنك ) وسجل مراقبة المخزون ( المواد المخزنية ) .
• عمل كشف السلفه الشهري والربع سنوي والمذكرة التفسيرية للمصروفات والإيرادات .
• تغذية الحاسب الآلي بوزارة المالية بكافة البنود المحاسبية ومطابقة صحتها مع السجلات المحاسبية .
• مراجعة سجلات الحاسب الآلي واستخراج كشف إجمالي الحسابات الشهرية والربع سنوية .
• إعداد الحساب الختامي .

قسـم التدقيق والرقابة الداخلية

الاختصاصات :-

• الإشراف والتدقيق على جميع القيود المحاسبية ( صرف – توريد – قيد ) وذلك قبل اعتمادها من مكتب المراقبين الماليين .
• التدقيق على عمليات الصرف ( إذن صرف – إذن توريد – شيك – تحويل بنكي ) ومدى مطابقتها للنظم واللوائح المنظمة لعمليات الصرف المختلفة والمعدة من قبل وزارة المالية .
• متابعة تحصيل مديونيات الموظفين لصالح الوزارة ( ديون مستحقة للحكومة – عهد تحت التحصيل )
• متابعة تطبيق قواعد تنفيذ الميزانية الصادر من وزارة المالية .
• القيام بأعمال التوجيه المحاسب ومتابعة استخدام الدليل النمطي للحسابات رقم (5) والصادر من وزارة المالية .
• إعداد تقارير نصف سنوية حول مستوى أداء الأقسام في الشئون المالية .

قسـم المحفوظات

الاختصاصات :-

أولا : التعريف بالقسم :-

يقصد بالمحفوظات أية مادة تحمل بيانات أو معلومات دونما اعتبار بشكلها المادي أو مواصفاتها ( مقروءة ، مسموعة ، مرئية ) تنشئها أو تتسلمها الجهة الحكومية ثم ينتهي العمل فيها ويقتضي الأمر حفظها بعد ذلك لمدة معينة أو بشكل دائم للرجوع إليها تبعا لاحتياجات العمل أو لأهميتها القانونية أو لقيمتها التوثيقية .

ثانيا : أسباب إنشاء القسم :-

• صدور التعميم رقم (7) لسنة 2001 بشأن لائحة المحفوظات حيث أشار إلى إنشاء وحدة تنظيمية تحت مسمى ( وحدة المحفوظات ) وذلك حسب الإطار التنظيمي في الملحق رقم (4) في التعميم رقم (7) .
• أهمية المحفوظات واعتمادها كمرجع في إنجاز الأعمال اليومية في مختلف الأجهزة الحكومية كما تعد من أدلة الإثبات الهامة في إثبات الحقوق بأنواعها المختلفة وأيا كان مصدرها .

الاختصاصات :

• إعداد الكفاءات البشرية القادرة على تنفيذ أنشطة المحفوظات بكافة تخصصاتها والارتقاء بأدائها .
• حفظ وصيانة المحفوظات بكافة أنواعها وضمان حسن تداولها .
• نشر الوعي بأهمية المحفوظات وكيفية تداولها بين مختلف الوحدات .
• ضمان سرعة وسهولة الوصول للمحفوظات في أماكن تداولها .
• توفير أماكن الحفظ الملائمة سواء من ناحية التصميم أو التجهيزات أو الصيانة
• الالتزام بتنفيذ لائحة المحفوظات الصادرة عن وزارة المالية وأية قوانين أو تعليمات سابقة أو لاحقة ذات صلة بها .
• التصرف في المحفوظات التي انتهت مدة حفظها والمحفوظات الجارية التي لا يوجد ما يدعو إلى الاحتفاظ بها .

مراقبة المشتريات والمخازن

الاختصاصات :-

• تلقى طلبات الصرف المتضمنة احتياجات الشئون والإدارات المختلفة بالوزارة من الأثاث والأجهزة والقرطاسية وغيرها.
• التأكد من وجود اعتمادات مالية والارتباط بها قبل توفير هذه الاحتياجات.
• إعداد استمارة صرف المواد وصرفها للجهة الطالبة بالشئون والإدارات المختلفة بالوزارة ومراقبة حركة المخزون من المواد .
• مسك سجلات العهد على مستوى برامج الوزارة ومتابعة تعليمات وزارة المالية بهذا الشأن .

وتتكون من الأقسام التالية :

• قسم المشتروات
• قسم المخازن
• قسم المناقصات

قسم المشتريات.

الاختصاصات :-

• تلقى طلبات الشراء و احتياجات الشئون والإدارات المختلفة بالوزارة .
• التأكد من قسم الصرف والتوريد من وجود اعتمادات مالية والارتباط بها .
• القيام بعملية شراء مواد مباشرة أو بالممارسة أو بمناقصة والتي تحتاجها الوزارة وتكون غير متوفرة بالمخازن ، أو التي يتطلب وجودها في مخازن الوزارة بصفة منتظمة .
• المشاركة في أعمال بعض اللجان مثل لجنة المقايسات المخزنية ، التخلص ، البيع ، اللجنة الفنية وغيرها من اللجان .
• متابعة تعليمات وزارة المالية والتعاميم الصادرة عنها .

قسم المخازن

الاختصاصات :-

• اعداد استمارة التسليم النهائي وتسليم نسخة منها لقسم الصرف والتوريد تمهيدا لصرف المبلغ المستحق للمورد .
• اعداد استمارة صرف المواد وتسليم المواد المطلوبة للشئون والإدارات المختلفة بالوزارة.
• مسك بطاقة حركة المادة وبطاقة حركة المخزون وكذلك مسك سجلات العهد على مستوى البرامج .
• إعطاء البيانات والمعلومات والايضاحات اللازمة للجان الجرد المختلفة .
• متابعة تعليمات وزارة المالية في شأن المشتريات والمخازن .

قسم المناقصات

الاختصاصات :

• التأكد من تطبيق القوانين والأنظمة واللوائح الخاصة بالمناقصات .
• العمل على سلامة عمليات الارتباط ( الترسية ) وإجراءات الشراء أو التكليف للخدمات أو مقاولات الأعمال .
• ضمان توفير أفضل المواد والخدمات ومقاولات الأعمال بأحسن الأسعار وأنسب الشروط .
• إحالة مناقصات الوزارة إلى الجهات المختصة بالوزارة لدراستها قبل ترسيتها.
• المساعدة في إعداد وثائق المناقصات والممارسات لصالح الإدارات المختلفة بالوزارة .
• مخاطبة وزارة التخطيط ولجنة المناقصات المركزية لأخذ موافقتهم قبل إجراء المناقصة .
• تأهيل الشركات المحلية .
• التأكد من وجود اعتماد مالي في ميزانية الوزارة قبل إجراء المناقصة أو الممارسة .
• تمثيل الوزارة في لجان المناقصات .

مراقبة الصرف والتوريد

الاختصاصات :-

• إعداد استمارات التوريد وتحصيلها بمعرفة قسم الصندوق.
• صرف أذونات الصرف والشيكات وتسليمها للمستفيدين .
• تحويل رواتب العاملين بالوزارة إلى البنوك المختلفة.
• صرف طلبات الدفع بالخارج ومتابعتها مع البنك المركزي .

وتتكون من الأقسام التالية :-

• قسم الصرف والتوريد .
• قسم الصندوق .

قسم الصرف والتوريد

الاختصاصات :-

• اعداد استمارات الصرف والتوريد .
• خصـم الاستقطاعات من رواتب العاملين بالوزارة وتحويلها إلى الجهات المختلفة مثل المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية ، بنك التسليف والإدخار الهيئة العامة للإسكان وزارة العدل ، وزارة المالية وغيرها .
• تقديم البيانات والمعلومات والإيضاحات اللازمة للجهات ذات العلاقة داخل الوزارة وخارجها .
• المشاركة في إعداد الحساب الختامي ومشروع الميزانية للوزارة .

قسم الصندوق

الاختصاصات :-

• صرف أذونات الصرف بالقيمة النقدية وتسليم الشيكات للمستفيدين وفقـا للسجل الخاص المعد لهذا الغرض .
• صرف العهدة المستديمة طبقا لتعليمات وزارة المالية .
• تحصيل الإيرادات والمبالغ المستحقة للوزارة لدى الغير .
• تعويض السلفة الشهرية .
• إعداد كشف الحركة اليومي للمبالغ المدفوعة والمستلمة وفقا للنماذج الخاصة بها .

 

يتولى مركز نظم المعلومات وضع وتنفيذ ومتابعة الخطة العامة للوزارة في مجال نظم وتقنية المعلومات ومتابعة برامج التدريب عليها وذلك كله وفقا للسياسة العامة التي يحددها الجهاز المركزي لتكنولوجيا المعلومات في هذا المجال للدولة .

يختص مركز نظم المعلومات بالأمور التالية :

تابع الاختصاصات :

• تطوير نظم وإجراءات العمل ونظم حفظ الوثائق في الوزارة وذلك لتعميم استخدام نظم الحاسبات وتدريب العاملين عليها بالجهات المستفيدة منها.
• وضع الخطط المرحلية لعملية التطوير الآلي، وتقرير أولوية التنفيذ وتحديد الاحتياجات الآلية، والكوادر الفنية اللازمة، والاعتمادات المالية الواجب إدراجها لهذا الغرض في ميزانية الوزارة.
• وضع المواصفات والأنماط الفنية واجبة الاتباع للتعاقد على شراء خوادم الأنظمة والحاسبات الشخصية وملحقاتها والبرامج الجاهزة والحصول على خدمات أو استشارات فنية من شركات وبيوت خبرة محلية أو أجنبية متخصصة في تلك المجالات ، واعتماد التعاقدات التي تبرم لهذا الغرض والإشراف الفني على تنفيذها .
• - تقديم المساندة العملية والمشورة الفنية لإدارات الوزارة لاستخدام الحاسبات والأنظمة المتاحة في المركز والاستفادة من السجلات الآلية التي يعدها ويشرف عليها باعتباره بنك معلومات مركزي على مستوى الوزارة.
• تجميع وتصنيف المعلومات المتعلقة بنظم الحاسبات المستخدمة في الوزارة والتطبيقات المنفذة والكوادر الفنية العاملة فيها، وذلك من أجل تزويد الأجهزة المختصة في الدولة بالمعلومات الخاصة بهذا النشاط للأغراض التخطيطية والإعلامية .

وتتكون من المراقبات التالية :

• مراقبة تطوير النظم
• مراقبة التشغيــل
• مراقبة الدعم الفني

مراقبة تطوير النظم

الاختصاصات :-

دراسة المشروعات الخاصة بتطوير نظم وإجراءات العمل ونظم حفظ الوثائق باستخدام الحاسبات الشخصية وملحقاتها وإعداد وتنفيذ نظم التطبيقات وصيانتها حسب احتياجات الجهات المستفيدة، وتقديم المشورة الفنية لها في تلك المجالات. وهذه الاختصاصات هي على النهج التالي :

تابع الاختصاصات :

• إعداد الخطط السنوية والجداول الزمنية لتنفيذ مشروعات نظم وتقنية المعلومات.
• إعداد وتطوير الإجراءات الفنية والأنماط المتعلقة بمنهجيات تطوير النظم وصياغة برامج التطبيقات.
• متابعة تنمية الكوادر الفنية
• تشكيل فرق العمل اللازمة لتنفيذ خطط المشروعات بالتعاون مع مسئول المشروع المختص.
• تنفيذ خطط المشروعات المسندة للمراقبة في إطار المنهجية المعتمدة والجداول الزمنية المقررة لمراحل المشروع وتذليل المشكلات التي تحول دون ذلك.
• إنشاء وصيانة قواعد البيانات ووضع إجراءات التعامل معها .
• اختبار نظم التطبيقات التي تم تطويرها للتأكد من سلامتها وتحقيقها الاحتياجات المطلوبة قبل تسليمها للجهة المستفيدة.
• استلام نظم التطبيقات الآلية التي تم تطويرها وأدرجت في سجل الإنتاج لمتابعة صيانتها.
• دراسة المشكلات الناتجة في برامج النظم الآلية تحت الصيانة لإيجاد الحلول الفنية المناسبة بالتعاون مع الجهات المعنية.
• دراسة التعديلات التي تقترح الجهات المستفيدة إدخالها على النظم أو البرامج المنفذة لاستيفاء احتياجات مستجدة أو تنفيذ قوانين أو لوائح جديدة.
• المتابعة المرحلية للمشروعات تحت التطوير.
• التأكد من تكامل التوثيق المستندي للمشروع
• التأكد من الالتزام بالأنماط والأساليب والمواصفات الفنية المعتمدة للنظم الجديدة.

مراقبة التشغيل

الاختصاصات :-

وضع وتنفيذ خطط تشغيل خوادم الأنظمة والتطبيقات وحسن استخدام الموارد المتاحة في المراقبة لتنفيذ النظم الآلية المدرجة في سجل الانتاج أو تحت التطوير، وتطبيق نظم الامن والإجراءات الفنية الخاصة بأجهزة الحاسب الشخصية . وهذه الاختصاصات هي على النحو التالي :

تابع الاختصاصات :

• وضع المعايير القياسية للأداء بمراقبة التشغيل .
• تطوير السجلات والإجراءات والأساليب اللازمة لأحكام سير العمل داخل مراقبة التشغيل ومتابعة استخدامها .
• تحديد احتياجات مراقبة التشغيل من موارد التشغيل والأفراد .
• تحديد احتياجات تركيب خوادم الأنظمة وتجهيزات شبكة المعلومات وشبكة الاتصال وشبكة نقل المعلومات والإشراف على عمليات الإختبار والتركيب وتجهيز المواقع المناسبة .
• القيام بالأعمال المخزنية الخاصة بموارد التشغيل واحتياجاته.
• وضع إجراءات الأمن المناسبة الخاصة بتجهيزات شبكة المعلومات والاتصال وحفظ البيانات ومتابعة تنفيذها.
• الإشراف على تطبيق نظام توفير الخدمة الآلية في حالة الكوارث.
• القيام بوظيفة الإعلام الفني لتبليغ المستفيدين بكافة النشرات والمعلومات التي ترغب المراقبة في توصيلها لهم.
• العمل على ضمان استمرار كفاءة تشغيل تجهيزات شبكة المعلومات والاتصال ومتابعة أعمال الصيانة الدورية للتجهيزات والعمل على معالجة الأعطال.
• العمل مع الجهات المعنية لضمان كفاءة تشغيل شبكة خطوط نقل المعلومات.
• الإشراف على مكتبة أشرطة الحفظ الوقائي للبيانات.
• تعيين المساحات للنظم الآلية في الإنتاج والنظم الآلية تحت الإختبار لاستيفاء طلبات الجهات المستفيدة .
• تنفيذ الإجراءات المقررة وفقا للنظام الأمني لحماية البرامج والبيانات .
• التأكد من أن جميع الملفات الآلية تعالج وفق الأساليب والإجراءات والأنمـاط المقررة.
• تشغيل الآلات المتوفرة بالمراقبة وصيانتها وتوفير وسائل تأمينها وسلامتها .
• وضع الإجراءات والمعايير والضوابط اللازمة لإحكام العمل .

مراقبة الدعم الفني

الاختصاصات :

تقديم المساندة الفنية لمختلف وحدات المركز والجهات المستفيدة من خدماته، وتحديد وتطبيق الأساليب والإجراءات والانماط الفنية فيما يتعلق بنظم التشغيل والبرامج الجاهزة وقواعد البيانات وهذه الاختصاصات هي على النهج التالي :

• إنشاء وصيانة المكتبة الفنية التي تشمل برامج نظم التشغيل .
• إعداد وتوزيع وتحديث كتيب الإجراءات والأنماط الفنية المتعلقة بنظم التشغيل والبرامج الجاهزة وقواعد البيانات والآلات .
• تقييم أداء الآلات وبرامج نظم التشغيل والبرامج الجاهزة وقواعد البيانات وتقديم التوصيات الفنية لإجراء التعديلات اللازمة فيها والتي من شأنها رفع مستوى الأداء .
• إعداد وتنفيذ مشروع الخطة السنوية فيما يتعلق بالحاسبات الشخصية وملحقاتها .
• وضع وتقييم الأساليب والإجراءات الفنية .
• توثيق برامج نظم التشغيل والبرامج الجاهزة وتقديم المشورة الفنية لاستخدامها .
• وضع نظام لتوفير الخدمة الآلية في حالات الكوارث .
• إدارة وتنظيم قواعد البيانات وتنفيذ الأساليب الفنية الخاصة برفع والمحافظة على مستوى أداء هذه القواعد .
• تنفيذ إجراءات التحكم الخاصة بمدى صلاحيات استخدام قواعد البيانات للمستفيدين .
• تلقي طلبات ومشكلات الجهات المستفيدة وتسجيلها وحلها وإخطار الجهات المستفيدة بالنتيجة.

تختص المراقبة بالآتي :

• إعداد الدراسات التنظيمية وتطوير الهياكل الوظيفية .
• إجراء البحوث المتعلقة بأساليب وطرق العمل وتبسيط الإجراءات .
• دراسة الإجراءات والنماذج وتطوير الخدمة.
• حصر وتحديد الاحتياجات التدريبية واعداد وتنفيذ خطط وبرامج التأهيل والتدريب .
• تنفيذ النظم الخاصة بتصنيف وترتيب الوظائف .
• حصر وتسجيل كافه البيانات ذات الصلة وإنشاء قواعد المعلومات الإدارية .
• إجراء البحوث الإدارية ومتابعة نتائج الدراسات المتعلقة بالتطوير الإداري والتدريب .
• إجراء الدراسات الاستشارية وتقديم المعونة الفينة .
• تطوير النظم المناسبة لتقييم أداء العاملين وتحليل نتائجها .
• التعاون مع ديوان الخدمة المدنية في كل ما يتعلق بأمور التطوير الإداري وتتولى هذه المراقبة ممارسة الأنشطة التفصيلية الآتية :

التنظيم ووصف الوظائف

• إجراء الدراسات المتعلقة بكافة النواحي التنظيمية .
• العمل الدائم على تطوير الهياكل الإدارية والوظيفية .
• إعداد مؤشر خاص باستحداث أو إلغاء أو دمج وحدات إدارية .
• حصر وترتيب وتصنيف الوظائف في مجموعات وفقا لنوعية فرعيه .
• توصيف الوظائف واعداد بطاقات الوصف الوظيفي .
• إصدار الدليل التنظيمي الخاص بالجهة الحكومية .

أساليب وتطوير الخدمة

• إجراء الدراسات المتعلقة بطرق وأساليب العمل .
• إعداد البحوث الخاصة بتبسيط الإجراءات وخرائط سير العمل .
• تنظيم البيانات والملفات والنظم المكتبية وإنشاء قواعد المعلومات .
• إصدار دليل الإجراءات .

التدريب

• إجراء الدراسات المتعلقة بتحديد البرامج والدورات التأهيلية والتدريبية .
• وضع خطط عامه وتفصيلية للتأهيل والتدريب وإعادة التدريب .
• إعداد مشرعات برامج التدريب التحويلي والفنى والإداري .
• متابعة المتدربين واعداد تقارير دوريه عنهم بصفة مستمرة .
• حصر وتحديد أنواع الاحتياجات والإمكانيات التدريبية .