الشئون الإدارية والمالية ونظم المعلومات

إدارة الشئون المالية

الاختصاصات :-

  • إعداد مشروع ميزانية الوزارة عن المصروفات والإيرادات وفقا للقرارات والتعاميم الصادرة عن وزارة المالية لكل سنة مالية.
  • استخراج كشوف السلفة الشهرية والربع سنوية وإعداد الحساب الختامي للوزارة.
  • إعداد واستيفاء إجراءات ممارسات الوزارة للأجهزة والمعدات والسيارات وغيره
  • متابعة تنفيذ القرارات والتعاميم الصادرة عن وزارة المالية ولجنة المناقصات المركزية والجهات المختصة الأخرى .

وتتكون هذه الإدارة من المراقبات التالية :-

  • مراقبة الحسابات والميزانية .
  • مراقبة المشتريات والمخازن .
  • مراقبة الصرف والتوريد .

مراقبة الحسابات والميزانية

الاختصاصات :-

  • إعداد مشروع ميزانية الوزارة عن مصروفات الباب الثاني والثالث والخامس والإيرادات ( الباب السابع ) لكل سنة مالية.
  • تلقي احتياجات الشئون والإدارات المختلفة بالوزارة ومتابعة تنفيذها بعد اعتمادها من الجهات المختصة.
  • إعداد الحساب الختامي للوزارة وتنفيذ تعليمات قواعد الميزانية طبقا للتعليمات الصادرة عن وزارة المالية.
  • مسك الدفاتر والسجلات المحاسبية والخاصة بحسابات التسوية وتغذية الحاسب الآلي بكافة البيانات .

وتتكون من الأقسام التالية : -

  • قسم الميزانية .
  • قسم الحسابات .
  • قسم التدقيق والرقابة الداخلية .

قسم الميزانية

الاختصاصات :-

  • دراسة مقترحات الشئون والإدارات المختلفة بالوزارة فيما يتعلق بمصروفات الباب الثاني ، والثالث ، والخامس والإيرادات ( الباب السابع ) تمهيدا لإعداد مشروع ميزانية الوزارة طبقا للتعاميم الصادرة في هذا الشأن .
  • متابعة الميزانية وتنفيذ التعليمات الصادرة من وزارة المالية بشأنها .
  • دراسة مقترحات الوزارة مع وزارة المالية ومتابعة التنفيذ فيما يتعلق بالاعتماد والارتباط والمناقلات مع برامج الوزارة المختلفة ومع وزارتي المالية والتخطيط والجهات المعنية الأخرى .
  • إعداد مشروع الميزانية .
  • إعداد المذكرة التفسيرية للباب الأول والثاني والثالث والخامس .
  • إعداد استمارة تعديل الميزانية والمناقلات .
  • مسك سجلات الارتباط على مستوى البند والنوع للباب الأول والثاني والثالث والخامس .

قسـم الحسابات

الاختصاصات :-

  • عمل استمارات القيد .
  • مسك سجلات الإيرادات والحسابات النظامية والحسابات الخارجه ( أمانات عهد- صندوق- بنك ) وسجل مراقبة المخزون ( المواد المخزنية ) .
  • عمل كشف السلفه الشهري والربع سنوي والمذكرة التفسيرية للمصروفات والإيرادات .
  • تغذية الحاسب الآلي بوزارة المالية بكافة البنود المحاسبية ومطابقة صحتها مع السجلات المحاسبية .
  • مراجعة سجلات الحاسب الآلي واستخراج كشف إجمالي الحسابات الشهرية والربع سنوية .
  • إعداد الحساب الختامي .

قسـم التدقيق والرقابة الداخلية

الاختصاصات :-

  • الإشراف والتدقيق على جميع القيود المحاسبية ( صرف – توريد – قيد ) وذلك قبل اعتمادها من مكتب المراقبين الماليين .
  • التدقيق على عمليات الصرف ( إذن صرف – إذن توريد – شيك – تحويل بنكي ) ومدى مطابقتها للنظم واللوائح المنظمة لعمليات الصرف المختلفة والمعدة من قبل وزارة المالية .
  • متابعة تحصيل مديونيات الموظفين لصالح الوزارة ( ديون مستحقة للحكومة – عهد تحت التحصيل )
  • متابعة تطبيق قواعد تنفيذ الميزانية الصادر من وزارة المالية .
  • القيام بأعمال التوجيه المحاسب ومتابعة استخدام الدليل النمطي للحسابات رقم (5) والصادر من وزارة المالية .
  • إعداد تقارير نصف سنوية حول مستوى أداء الأقسام في الشئون المالية .

قسـم المحفوظات

الاختصاصات :-

أولا : التعريف بالقسم :-

يقصد بالمحفوظات أية مادة تحمل بيانات أو معلومات دونما اعتبار بشكلها المادي أو مواصفاتها ( مقروءة ، مسموعة ، مرئية ) تنشئها أو تتسلمها الجهة الحكومية ثم ينتهي العمل فيها ويقتضي الأمر حفظها بعد ذلك لمدة معينة أو بشكل دائم للرجوع إليها تبعا لاحتياجات العمل أو لأهميتها القانونية أو لقيمتها التوثيقية .

ثانيا : أسباب إنشاء القسم :-

  • صدور التعميم رقم (7) لسنة 2001 بشأن لائحة المحفوظات حيث أشار إلى إنشاء وحدة تنظيمية تحت مسمى ( وحدة المحفوظات ) وذلك حسب الإطار التنظيمي في الملحق رقم (4) في التعميم رقم (7) .
  • أهمية المحفوظات واعتمادها كمرجع في إنجاز الأعمال اليومية في مختلف الأجهزة الحكومية كما تعد من أدلة الإثبات الهامة في إثبات الحقوق بأنواعها المختلفة وأيا كان مصدرها .

الاختصاصات :

  • إعداد الكفاءات البشرية القادرة على تنفيذ أنشطة المحفوظات بكافة تخصصاتها والارتقاء بأدائها .
  • حفظ وصيانة المحفوظات بكافة أنواعها وضمان حسن تداولها .
  • نشر الوعي بأهمية المحفوظات وكيفية تداولها بين مختلف الوحدات .
  • ضمان سرعة وسهولة الوصول للمحفوظات في أماكن تداولها .
  • توفير أماكن الحفظ الملائمة سواء من ناحية التصميم أو التجهيزات أو الصيانة
  • الالتزام بتنفيذ لائحة المحفوظات الصادرة عن وزارة المالية وأية قوانين أو تعليمات سابقة أو لاحقة ذات صلة بها .
  • التصرف في المحفوظات التي انتهت مدة حفظها والمحفوظات الجارية التي لا يوجد ما يدعو إلى الاحتفاظ بها .

مراقبة المشتريات والمخازن

الاختصاصات :-

  • تلقى طلبات الصرف المتضمنة احتياجات الشئون والإدارات المختلفة بالوزارة من الأثاث والأجهزة والقرطاسية وغيرها.
  • التأكد من وجود اعتمادات مالية والارتباط بها قبل توفير هذه الاحتياجات.
  • إعداد استمارة صرف المواد وصرفها للجهة الطالبة بالشئون والإدارات المختلفة بالوزارة ومراقبة حركة المخزون من المواد .
  • مسك سجلات العهد على مستوى برامج الوزارة ومتابعة تعليمات وزارة المالية بهذا الشأن .

وتتكون من الأقسام التالية :

  • قسم المشتروات
  • قسم المخازن
  • قسم المناقصات

قسم المشتريات.

الاختصاصات :-

  • تلقى طلبات الشراء و احتياجات الشئون والإدارات المختلفة بالوزارة .
  • التأكد من قسم الصرف والتوريد من وجود اعتمادات مالية والارتباط بها .
  • القيام بعملية شراء مواد مباشرة أو بالممارسة أو بمناقصة والتي تحتاجها الوزارة وتكون غير متوفرة بالمخازن ، أو التي يتطلب وجودها في مخازن الوزارة بصفة منتظمة .
  • المشاركة في أعمال بعض اللجان مثل لجنة المقايسات المخزنية ، التخلص ، البيع ، اللجنة الفنية وغيرها من اللجان .
  • متابعة تعليمات وزارة المالية والتعاميم الصادرة عنها .

قسم المخازن

الاختصاصات :-

  • اعداد استمارة التسليم النهائي وتسليم نسخة منها لقسم الصرف والتوريد تمهيدا لصرف المبلغ المستحق للمورد .
  • اعداد استمارة صرف المواد وتسليم المواد المطلوبة للشئون والإدارات المختلفة بالوزارة.
  • مسك بطاقة حركة المادة وبطاقة حركة المخزون وكذلك مسك سجلات العهد على مستوى البرامج .
  • إعطاء البيانات والمعلومات والايضاحات اللازمة للجان الجرد المختلفة .
  • متابعة تعليمات وزارة المالية في شأن المشتريات والمخازن .

قسم المناقصات

الاختصاصات :

  • التأكد من تطبيق القوانين والأنظمة واللوائح الخاصة بالمناقصات .
  • العمل على سلامة عمليات الارتباط ( الترسية ) وإجراءات الشراء أو التكليف للخدمات أو مقاولات الأعمال .
  • ضمان توفير أفضل المواد والخدمات ومقاولات الأعمال بأحسن الأسعار وأنسب الشروط .
  • إحالة مناقصات الوزارة إلى الجهات المختصة بالوزارة لدراستها قبل ترسيتها.
  • المساعدة في إعداد وثائق المناقصات والممارسات لصالح الإدارات المختلفة بالوزارة .
  • مخاطبة وزارة التخطيط ولجنة المناقصات المركزية لأخذ موافقتهم قبل إجراء المناقصة .
  • تأهيل الشركات المحلية .
  • التأكد من وجود اعتماد مالي في ميزانية الوزارة قبل إجراء المناقصة أو الممارسة .
  • تمثيل الوزارة في لجان المناقصات .

مراقبة الصرف والتوريد

الاختصاصات :-

  • إعداد استمارات التوريد وتحصيلها بمعرفة قسم الصندوق.
  • صرف أذونات الصرف والشيكات وتسليمها للمستفيدين .
  • تحويل رواتب العاملين بالوزارة إلى البنوك المختلفة.
  • صرف طلبات الدفع بالخارج ومتابعتها مع البنك المركزي .

وتتكون من الأقسام التالية :-

  • قسم الصرف والتوريد .
  • قسم الصندوق .

قسم الصرف والتوريد

الاختصاصات :-

  • اعداد استمارات الصرف والتوريد .
  • خصـم الاستقطاعات من رواتب العاملين بالوزارة وتحويلها إلى الجهات المختلفة مثل المؤسسة العامة للتأمينات الاجتماعية ، بنك التسليف والإدخار الهيئة العامة للإسكان وزارة العدل ، وزارة المالية وغيرها .
  • تقديم البيانات والمعلومات والإيضاحات اللازمة للجهات ذات العلاقة داخل الوزارة وخارجها .
  • المشاركة في إعداد الحساب الختامي ومشروع الميزانية للوزارة .

قسم الصندوق

الاختصاصات :-

  • صرف أذونات الصرف بالقيمة النقدية وتسليم الشيكات للمستفيدين وفقـا للسجل الخاص المعد لهذا الغرض .
  • صرف العهدة المستديمة طبقا لتعليمات وزارة المالية .
  • تحصيل الإيرادات والمبالغ المستحقة للوزارة لدى الغير .
  • تعويض السلفة الشهرية .
  • إعداد كشف الحركة اليومي للمبالغ المدفوعة والمستلمة وفقا للنماذج الخاصة بها .
 
Top