الشئون الإدارية والمالية ونظم المعلومات

قسم المحفوظات

الاختصاصات :

أولا : التعريف بالقسم :- يقصد بالمحفوظات أية مادة تحمل بيانات أو معلومات دونما اعتبار بشكلها المادي أو مواصفاتها ( مقروءة ، مسموعة ، مرئية ) تنشئها أو تتسلمها الجهة الحكومية ثم ينتهي العمل فيها ويقتضي الأمر حفظها بعد ذلك لمدة معينة أو بشكل دائم للرجوع إليها تبعا لاحتياجات العمل أو لأهميتها القانونية أو لقيمتها التوثيقية .

ثانيا : أسباب إنشاء القسم :-

  • صدور التعميم رقم (7) لسنة 2001 بشأن لائحة المحفوظات حيث أشار إلى إنشاء وحدة تنظيمية تحت مسمى ( وحدة المحفوظات ) وذلك حسب الإطار التنظيمي في الملحق رقم (4) في التعميم رقم (7) .
  • أهمية المحفوظات واعتمادها كمرجع في إنجاز الأعمال اليومية في مختلف الأجهزة الحكومية كما تعد من أدلة الإثبات الهامة في إثبات الحقوق بأنواعها المختلفة وأيا كان مصدرها .
    • إعداد الكفاءات البشرية القادرة على تنفيذ أنشطة المحفوظات بكافة تخصصاتها والارتقاء بأدائها .
    • حفظ وصيانة المحفوظات بكافة أنواعها وضمان حسن تداولها .
    • نشر الوعي بأهمية المحفوظات وكيفية تداولها بين مختلف الوحدات .
    • ضمان سرعة وسهولة الوصول للمحفوظات في أماكن تداولها .
    • توفير أماكن الحفظ الملائمة سواء من ناحية التصميم أو التجهيزات أو الصيانة
    • الالتزام بتنفيذ لائحة المحفوظات الصادرة عن وزارة المالية وأية قوانين أو تعليمات سابقة أو لاحقة ذات صلة بها .
    • التصرف في المحفوظات التي انتهت مدة حفظها والمحفوظات الجارية التي لا يوجد ما يدعو إلى الاحتفاظ بها .
Top