الشئون الإدارية والمالية ونظم المعلومات

إدارة الشئون الإدارية

  • تختص إدارة الشئون الإدارية بالقيام بكافة الأعمال المتعلقة بشئون الموظفين
  • إعداد مشروع ميزانية الوزارة( الباب الأول ) لكل سنة مالية بعد تلقي احتياجات الشئون والإدارات المختلفة بالوزارة وتحليل الميزانية بعد اعتمـادها ومـتابعة  تنفيذها . 
  • القيام بكافة الأعمال والخدمات الإدارية . 
  • استلام جميع الكتب والمعاملات والمراسلات الواردة إلى والصادرة من الوزارة .

وتتكون من المراقبات التالية :

  • مراقبة شئون الموظفين .
  • مراقبة الخدمات الإدارية .
  • مراقبة السجل العام .

شئون الموظفين

الاختصاصات :

القيام بجميع الأعمال المتعلقة بشئون الموظفين و إعداد مشروع ميزانية الوزارة ( الباب الأول ) لكل سنة مالية وتحليل الميزانية المعتمدة ومتابعة تنفيذها . وتتكون من الأقسام التالية :-

الشئون الوظيفية

الاختصاصات :

  • إعداد القرارات الوزارية والتعاميم والقرارات الإدارية الخاصة بشئون الموظفين بالإضافة إلى المهمات الرسمية ، وذلك بالتنسيق والمتابعة مع الجهات المختلفة داخل وخارج الوزارة.
  • تنفيذ الإجراءات الخاصة بالتعيين ، واعادة التعيين ، وإنهاء الخدمة ، عند تلقى الطلبات والترشيحات ، وكذلك النقل والندب والإعارة والترقيات والتغيير في الحالة الاجتماعية للموظفين والبدلات وإخطار الجهات الحكومية الأخرى ذات العلاقة .
  • إعداد ملف الخدمة الإداري للموظف يتضمن البطاقة الوظيفية مشتملة على كافة البيانات المطلوبة وحفظ جميع المعاملات التي تخصه بعد إجراء اللازم عليها ، وكذلك إعداد الملف السري للموظف لحفظ كافة تقارير الكفاءة والمعاملات التي تتصف بالسرية .
  • الإشراف على إعداد خطة البعثات والإجازات الدراسية التي ترد للوزارة من ديوان الموظفين سنويا بالتعاون والتنسيق مع الشئون المختلفة بالوزارة ومتابعة تنفيذها ، وكذلك تنفيذ الإجراءات واعداد المراسلات الخاصة بالبعثات والإجازات الدراسية وفقا للنماذج الخاصة .

شئون الموظفين

تابع الاختصاصات :

  • قسم الشئون الوظيفية .
  • قسم الرواتب .
  • قسم الإجازات والدوام .
  • قسم سجل العاملين .
  • متابعة تقارير الكفاءة لموظفي الوزارة واتخاذ اللازم بشأنها واعداد جدول أعمال لجنة شئون الموظفين .
  • إعداد البحوث والمذكرات القانونية واعداد البيانات الإحصائية المتعلقة بشئون الموظفين وإجراء التحقيقات الإدارية عندما يطلب منه ذلك .
  • إعداد سجلات الأقدمية للموظفين ومسميات وظائفهم طبقا لبرامج ميزانية الوزارة وإجراء التغييرات التي تطرأ على هذه السجلات .
  • إعداد مشروع ميزانية الوزارة ( الباب الأول ) لكل سنة مالية بالتعاون مع قسم الرواتب وتحليل الميزانية المعتمدة .
  • متابعة الكتب والمعاملات الصادرة من القسم إلى الشئون والإدارات الأخرى المختلفة بالوزارة والجهات الأخرى خارج الوزارة للتأكد من إتمام إجراءاتها .

الرواتب

الاختصاصات :

  • إعداد بطاقة الراتب لكل موظف تتضمن جميع البيانات اللازمة .
  • طلب استخراج كشوف رواتب موظفي الوزارة ، وإجراء التسويات اللازمة على النماذج المعدة لهذا الغرض وفقا للمتغيرات التي تطرأ على حالة الموظف والتي ترد من الأقسام الأخرى بالمراقبة وتدقيقها ومتابعتها .
  • إعداد كشوف الرواتب الخاصة بصرف الإجازات الدورية والمذكرات والإشعارات الخاصة بالاستحقاقات والاستقطاعات ومسك الدفاتر والسجلات الخاصة بها ، واشعار إيقاف واعادة صرف الراتب .
  • إدراج الترقيات والعلاوات المستحقة لموظفي الوزارة في مواعيدها واستخراج الكشوف عن طريق وزارة التخطيط .
  • المساهمة في إعداد مشروع ميزانية الوزارة ( الباب الأول ) سنويا .

الاجازات والدوام

الاختصاصات :

  • إعداد ملفات خاصة بالإجازات تتضمن بطاقة إجازة لكل موظف .
  • ترصيد الإجازات الدورية لموظفي الوزارة وإخطار الشئون والإدارات المختلفة بها في أول كل سنة ميلادية .
  • إعداد القرارات اللازمة بإجازات الوضع والحج والإجازات الخاصة الأخرى .
  • حصر أيام انقطاع الموظف عن العمل في نهاية كل سنة ميلادية أثناء خدمته وكذلك حصر أيام الانقطاع والإجازات الخاصة بدون مرتب في حالة انتهاء الخدمة .
  • حفظ جوازات الموظفين غير الكويتيين والقيام بجميع إجراءات الإقامة واعداد تصاريح بالسفر خارج دولة الكويت لهم .
  • اعداد كشوف الحضور والانصراف واتخاذ الاجراءات اللازمة بشأنها.

سجل العاملين

الاختصاصات :

  • إخطار ديوان الخدمة المدنية بالنماذج المخصصة لهذا الغرض للحصول على رقم الهوية الموحد للموظف الجديد .
  • تحميل كافة البيانات الوظيفية والشخصية لموظفي الوزارة على جهاز الحاسب الآلي ، وكذلك التغييرات التي قد تطرأ على بيانات حالة الموظف .
  • التعاون والتنسيق مع ديوان الخدمة المدنية للحصول على الإحصائيات المختلفة عن العاملين بالوزارة ، وتحميل البيانات الخاصة بالبعثات والإجازات الدراسية والدورات التدريبية وغيرها .
  • استخراج الشهادات والكتب والنماذج المختلفة الخاصة بالموظفين .

الخدمات الإدارية

الاختصاصات :

القيام بجميع الأعمال والخدمات الإدارية والخدمات المكتبية :

  • القيام بجميع الأعمال والخدمات الإدارية للشئون والإدارات المختلفة بالوزارة .
  • القيام بجميع أعمال الخدمات الهاتفية للشئون والإدارات المختلفة داخل الوزارة وخارجها .
  • الإشراف على الصيانة الدورية لسيارات الوزارة ومتابعة تصليحها وتدقيق نماذج طلبات صرف الوقود .
  • الإشراف على أعمال موظفي مجموعة الوظائف المعاونة بالوزارة .
  • القيام بمتابعة طلبات الوزارة من القرطاسية والمطبوعات والأختام وتتكون من الأقسام التالية:-
  • قسم الخدمات الإدارية .
  • قسم الخدمات المكتبية .
  • قسم الأمن والسلامة .

قسم الخدمات الإدارية

  • القيام بجميع الأعمال والخدمات الإدارية للشئون والإدارات المختلفة بالوزارة وتلقي الاستفسارات والشكاوي المتعلقة بالخدمات الإدارية والعمل على سرعة حلها ، وكذلك إعداد المراسلات ومخاطبة الجهات ذات الاختصاص في هذا الشأن .
  • القيام بجميع أعمال الخدمات الهاتفية للشئون والإدارات المختلفة داخل الوزارة وخارجها ومتابعتها والإشراف على صيانة البدالة والقيام ببعض أعمال التمديدات الهاتفية والكهربائية البسيطة وصيانتها وإعداد دليل الهاتف للوزارة .
  • الإشراف على الصيانة الدورية لسيارات الوزارة ومتابعة تصليحها وتدقيق نماذج طلبات صرف الوقود على الحساب وإعداد المراسلات اللازمة بشأنها ومخاطبة الجهات المعنية بشأن تراخيص سيارات الوزارة ( السيارات التابعة للوزارة مستأجرة ) .
  • استلام وتوزيع المطبوعات المختلفة التي ترد للوزارة على المسؤولين وحفظ الكتب وغيرها وتصنيفها في سجل خاص .
  • الإشراف على أعمال موظفي مجموعة الوظائف المعاونة بالوزارة واتخاذ الإجراءات اللازمة لصرف الميزات العينية لهم إن وجدت .
  • القيام بمتابعة طلبات الوزارة من القرطاسية والمطبوعات والأختام وغير ذلك لدى الجهات المعنية .

الخدمات المكتبية

الاختصاصات :-

  • القيام بجميع أعمال الطباعة للشئون الإدارية والمالية .
  • القيام بجميع أعمال أمانة عهد برنامج الشئون الإدارية والمالية ومسك بطاقات العهده الشخصية والتنظيمية ، والمشاركة في إعداد كشوف الجرد التجميعية السنوية الخاصة بالبرنامج .

الأمن والسلامة

الاختصاصات :-

  • المحافظة على الأمن والسلامة داخل مبنى الوزارة أثناء وبعد ساعات العمل الرسمي .
  • تنفيذ الخطة الأمنية في حالة السلم والحرب التي وضعتها لجنة أعمال وتدابير الدفاع المدني .
  • القيام بالأعمال الكفيلة بأمن وسلامة الموظفين ومبنى الوزارة .
  • مراقبة الدخول إلى والخروج من مبنى الوزارة وإتخاذ إجراءات الأمن والسلامة المطلوبة.
  • عدم السماح بإخراج الأثاث أو الأجهزة وغيرها من مبنى الوزارة إلا بناء على النموذج الخاص بذلك .
  • إصدار بطاقة إثبات الشخصية لموظفي الوزارة .

السجل العام

الاختصاصات :-

  • تختص باستلام جميع الكتب والمعاملات والمراسلات الواردة إلى والصادرة من الوزارة .
  • تأمين توزيعها للجهات الموجهة إليها داخل الوزارة وخارجها .
  • حفظ الكتب والمعاملات.

وتتكون من ثلاثة أقسام :-

  • قسم الوارد
  • قسم الصادر
  • قسم الملفات

الوارد / الصادر / الملفات

الاختصاصات :-

قسم الوارد – ويختص بالأعمال التالية :

  • استلام جميع القرارات والتعاميم والكتب والمعاملات والرسائل والبرقيات والطرود وغيرها الواردة إلى الوزارة من داخل وخارج البلاد .
  • استلام البريد الوارد إلى الوزارة ومن صناديق مكتب البريد العام وتخليص الطرود البريدية من الجمارك .

قسم الصادر – ويختص بالأعمال التالية :

  • فرز وتسجيل الكتب والمعاملات وتصنيفها حسب الرمز الرقمي ورفعها إلى مكتب وكيل الوزارة وتوزيع الرسائل الواردة بأسماء الموظفين إلى أصحابها .
  • استلام جميع الكتب والمعاملات والرسائل والبرقيات والطرود وغيرها الصادرة من الشئون والإدارات المختلفة بالوزارة وفرزها وتسجيلها وتوزيعها على الجهات المرسلة إليها وكذلك إرسال نسخ منها إلى الشئون والإدارات المختصة .
  • استلام القرارات الوزارية والتعاميم والقرارات الإدارية وترقيمها وتاريخها وتوزيعها على الجهات المختصة داخل الوزارة وخارجها وفقا للسجلات والكشوف المعدة لهذا الغرض .

قسم الملفات – ويختص بالأعمال التالية :

  • حفظ الكتب والمعاملات وغيرها الواردة إلى والصادرة من الوزارة في الملف العام وفي الملفات الخاصة بالشئون والإدارت المختلفة بعد إجراء اللازم عليها من الجهة المختصة وكذلك القرارات الوزارية والتعاميم والقرارات الإدارية وكل ما يحال إليه للحفظ .
Top